ZAPYTANIE OFERTOWE

/postępowanie prowadzone  na podstawie Regulaminu udzielania
zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej
w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych/

Muzeum Górnictwa Węglowego w Zabrzu udzieli zamówienia na:

Dostarczanie i obsługę kart przedpłaconych, do wydawania pracownikom Muzeum Górnictwa Węglowego w Zabrzu, w celu dokonywania przez nich zakupów profilaktycznych posiłków lub produktów do przyrządzania takich posiłków we własnym zakresie

1. Informacje związane z przedmiotem zamówienia:

Zamawiający, począwszy od 1 maja 2019 roku, przystępuje do realizacji obowiązku wynikającego z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996r. poz. 279), czyli zapewniania profilaktycznych posiłków pracownikom uprawnionym do ich otrzymywania. Jednakże, ze względu na obecną niemożność – ze względów organizacyjnych i rodzaju wykonywanej pracy - wydawania takich posiłków to w zamian tych posiłków Muzeum będzie wydawać pracownikom karty przedpłacone na zakupy profilaktycznych posiłków lub produktów do sporządzania takich posiłków we własnym zakresie.

1. Opis zamówienia:
2. Przedmiotem zamówienia jest dostarczanie Zamawiającemu kart przedpłaconych (zwanych dalej Kartami lub Kartą), za pomocą, których można realizować wyłącznie zakupy o, których mowa w punkcie I.
3. Karty maja mieć zabezpieczenie w postaci PIN.
4. Pracownik, któremu Zamawiający wyda Kartę musi mieć możliwość nieodpłatnego sprawdzania jej stanu co najmniej za pomocą aplikacji telefonicznej.
5. Karta winna być obsługiwana przez wszystkie punkty sprzedaży wyposażone w terminale do obsługi standardowych kart płatniczych.
6. Ważność Kart ma wynosić minimum trzy lata nawet jeśli nie będą zasilane środkami pieniężnymi. Zamawiający musi mieć możliwość zasilenia Karty (nawet pierwszy raz) w całym okresie ważności Karty.
7. Zamawiający nie może ponosić żadnych kosztów posiadania Kart poza następującymi kosztami: kosztami zakupu Kart, kosztami wysyłania Karty/Kart ubezpieczoną przesyłką kurierską oraz kosztami prowizji liczonej od kwot używanych do zasilania Kart.
8. Pracownik, któremu Zamawiający wyda Kartę nie może ponosić żadnych kosztów
   z tytułu użytkowania Karty.
9. Wykonawca musi zagwarantować, w przypadku zgubienia, zniszczenie bądź kradzieży Karty, jej zablokowanie.
10. Zamawiający w maju 2019 roku zamówi 86 Kart podając już wysokość pierwszego zasilenia dla 82 kart (według sytuacji na dzień 05.04.2019 roku). Pozostałe Karty Zamawiający będzie uruchamiał sukcesywnie a w razie potrzeby zamówi następne Karty.
11. Termin dostarczania Kart – do 10 dni od daty złożenia zamówienia. W przypadku opóźnienia dostarczenia Kart Zamawiający będzie obciążał Wykonawcę ustawowymi odsetkami za każdy dzień zwłoki.
12. Wykonawca będzie raz w miesiącu zasilał Karty kwotami podanymi przez Zamawiającego ze środków przelanych przez Zamawiającego na konto Wykonawcy.
13. Wykonawca będzie mógł pobierać prowizję od kwot zasilania Kart w wysokości zapisanej w umowie i niezmiennej przez cały okres jej realizacji.
14. Wykonawca musi zasilać Karty środkami pieniężnymi najpóźniej do 48 godzin
    od otrzymania przelewem tychże środków. W przypadku opóźnienia dokonania zasilenia Zamawiający będzie obciążał Wykonawcę ustawowymi odsetkami za każdy dzień zwłoki.
15. Trzykrotne opóźnienie zasilenie kart może spowodować wypowiedzenie przez Zamawiającego umowy, włącznie ze skutkiem natychmiastowym.
16. Trzykrotne naruszenie warunków umowy przez, którąś ze stron umowy może być podstawą do jej wypowiedzenia przez stronę umowy, której interesy zostały naruszone, nawet ze skutkiem natychmiastowym.
17. Jednorazowa opłata za wydanie Karty nie może wynosić więcej jak 6 zł netto. Zaoferowana przez Wykonawcę opłata za wydanie Karty nie może ulec zmianie przez cały okres realizacji umowy. Wydanie duplikatu Karty nieodpłatne.
18. Jedna ubezpieczona przesyłka kurierska Kart nie może kosztować Zamawiającego więcej niż 40 zł netto. Zaoferowana przez Wykonawcę cena przesyłki nie może ulec zmianie przez cały okres realizacji umowy. Pierwsza przesyłka Kart na koszt Wykonawcy. Kosztami następnych przesyłek Wykonawca będzie obciążał Zamawiającego.

• Czas trwania umowy:

1. Umowa zostanie podpisana od maja 2019 roku do końca lipca 2020 roku z możliwością jej wypowiedzenia z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Umowa będzie też zawierać możliwość jej rozwiązania za porozumieniem stron.
2. Zamawiający, na okres realizacji umowy, zabezpiecza kwotę 129.000 złotych przeznaczoną na wszystkie koszty realizacji zamówienia o, których mowa w punkcie II.6.
3. Jednakże jeśli kwota, o której mowa w punkcie III.2, wyczerpie się przed końcem lipca 2020 roku to umowa zakończy się w momencie wyczerpania środków.
4. W przypadku nie wykorzystania, do końca lipca 2020 roku, środków, o których mowa w punkcie III.2, umowa będzie przedłużana - stosownymi aneksami - do czasu wykorzystania środków, o których mowa w punkcie III.2, lecz nie dłużej niż do końca grudnia 2020 roku.
5. W przypadku kończenia się okresu obowiązywania umowy jej strony mogą zwiększyć środki na jej realizację (podpisując stosowny aneks do umowy) tak aby wystarczyło ich na ostatnie zasilenie Kart. Zwiększenie to nie może spowodować zwiększenia wartości zamówienia do ponad 30.000 euro (według kursu obowiązującego dla zamówień publicznych). Jeżeli zwiększenie środków w celu realizacji ostatniego zasilenia spowodowało by przekroczenie kwoty 30.000 euro to zasilenie nie może być wykonane i nie zostanie w pełni wykorzystana kwota o, której mowa w punkcie III.2.

1. Warunki udziału w postepowaniu:

Posiadanie polisy ubezpieczeniowej na kwotę minimum 1.000,000 złotych przez cały okres realizacji umowy. Wykonawca w momencie składania oferty tylko oświadcza, że posiada opłacone takie ubezpieczenie. W przypadku wyboru jego oferty musi przedstawić takie ubezpieczenie do 48 godzin od powiadomienia, że jego oferta została wybrana. Nie przedstawienie ubezpieczenia spowoduje odrzucenie oferty i wybranie następnej w kolejności, co do jej korzystności. W przypadku zawarcia umowy Wykonawca bez wezwania musi dostarczać Zamawiającemu aktualne, opłacone polisy ubezpieczeniowe przez cały okres realizacji umowy. Nie dostarczenie aktualnej polisy może być podstawa do wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego nawet ze skutkiem natychmiastowym.

1. Zastrzeżenie:
   W przypadkach wypowiedzenia umowy przez jedną ze stron umowy to druga strona umowy nie może mieć z tego tytułu żadnych roszczeń.
2. Termin związania ofertą:

30 dni kalendarzowych.

• Kryteria oceny ofert:
  Wysokość prowizji naliczanej od kwot używanych do zasilania Kart.. Zostanie wybrana oferta spełniająca wymogi zawarte w niniejszym Zapytaniu ofertowym i dołączonym do niego formularzu oferty oraz proponująca najniższą prowizję.
• Będzie wymagane podpisanie umowy.

1. Ochrona danych osobowych:

              W przypadku złożenia oferty Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, s. 1) - wyłącznie na potrzeby przeprowadzenia tegoż postepowania. Nie jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do podania swych danych osobowych. Jednakże konsekwencją nie podania tych danych będzie odrzucenie Pani/Pana oferty, co z góry wyklucza ewentualne podpisanie z Panią/Panem umowy. Jeżeli złoży Pani/Pani ofertę to administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Muzeum Górnictwa Węglowego w Zabrzu z siedzibą przy ul. Jodłowej 59 w Zabrzu. Kontakt do
inspektora ochrony danych Zamawiającego: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Odbiorcami                                                       Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawa lub w oparciu o obowiązujące u Zamawiającego procedury. Decyzje, w oparciu o podane przez Panią/Pana dane, nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Dane osobowe będą przechowywane do przedawnienia ewentualnych roszczeń, wykonania obowiązków archiwalnych i wynikających z przepisów prawa. Po złożeniu oferty będzie Pani/Pan mieć prawo żądania dostępu do swych danych osobowych; ich sprostowania, przeniesienia oraz ograniczenia przetwarzania (z zastrzeżeniem przypadku, o którym mowa w art. 18 ust. 2 RODO). Będzie Pani/Pan również mieć prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych w każdym przypadku zaistnienia podejrzenia, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W zakresie określonym w art. 17 ust. 3 lit. d) oraz e) RODO nie będzie Pani/Panu przysługiwać prawo do usunięcia danych osobowych.

              Uwaga: Punkt ma zastosowanie jeśli oferent jest osobą fizyczną lub osobą fizyczną
prowadząca działalność gospodarczą lub działa przez pełnomocnika będącego osobą
fizyczną lub członków organu zarządzającego będących osobami fizycznymi.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjowania otrzymanych ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, w każdym momencie jego prowadzenia, nie podając tego przyczyny.

• Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zapytaniu ofertowym. Zmiana musi być opublikowana tak samo jak samo zapytanie. W przypadku dokonania zmiany Zamawiający musi przedłużyć termin składania ofert.
• Ofertę należy złożyć na załączonym formularzu ofertowym.
• Oferty można składać do 16.04.2019; o dotrzymaniu terminu złożenia oferty decyduje data wpływu do Zamawiającego.

1. Oferty należy przesłać, lub dostarczyć na załączonym formularzu ofertowym, na adres Muzeum Górnictwa Węglowego w Zabrzu, ul. Jodłowa 59, 41-800 Zabrze lub  faksem (nr 32 277-11-25)  lub drogą mailową na adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Sprawę prowadzi:

Marek Dmitriew; telefon: 693330000; email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

1. Zapytanie ofertowe 09/04/2019

2. Formularz oferty 09/04/2019

3, Unieważnienie postępowania 17/04/2019